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Gestionnaire de l'Institut Confucius (H/F)

  • Arras, 62000

  • CDD

  • 25/08/2025- 31/08/2026

  • 1806€

Description

L’Université d'Artois est implantée sur différents points du territoire du Nord-Pas de Calais : Arras (siège), Béthune, Douai, Lens et Liévin. Elle comprend huit UFR, deux IUT, une école d'ingénieurs, un service de formation continue (FCU) et dix-sept centres de recherche. 
Depuis sa création en 1992, l’Université d’Artois s’impose comme un acteur de promotion sociale et bénéficie d’un environnement convivial et stimulant propice aux études et à la culture.

Placée sous la tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, l'Université d'Artois accueille 13 000 étudiants et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 116 M€, dont 89 M€ de masse salariale et 7 M€ d’investissements.

L’ensemble des postes à pourvoir publiés par l’Université d’Artois est ouvert aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi, en application des dispositions des articles L. 5212-13 et L.5212-2 du Code du Travail.

Mission

Activités principales : 

-         Réaliser les opérations de gestion courante des activités de l’Institut Confucius :

  •   Engager et suivre les dépenses et recettes,

  •   Organiser des missions en France et à l’étranger de l’Institut (établir les ordres de mission, réserver les titres de transport, traiter les frais de mission au retour des personnels),

  •   Participer à l’organisation des événements annuels (lettres d’invitation, réservation des locaux, rédaction ou relecture de conventions, réservations des hébergements, restauration, …),

  •   Organiser les conférences (invitations, réservations des salles, des hébergements, feuilles d’émargement),

  •   Recruter les personnels pour ateliers, assurer la mise en paiement des heures effectuées, gérer les plannings de formations (cours de chinois).

-         Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion :

  •   Tableau de suivi des dépenses,

  •   Tableaux de suivi d’organisation des évènements.

-         Accueil :

  •   Assurer l’accueil physique et téléphonique

  •   Prendre les inscriptions pour cours et ateliers et réceptionner les paiements

-         Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’Institut Confucius, suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

-         Mettre à jour des pages web et des supports de communication de l’Institut Confucius, en lien avec le Service Communication

-         Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

 -         Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser, classer et archiver des documents

-         Rendre compte au supérieur hiérarchique direct et au Directeur de l’Institut du suivi et de l’avancée des dossiers.

 

Profil

Connaissance, savoir :

- connaissances de l’environnement et des réseaux professionnels (organisation et fonctionnement de l’université, procédures de gestion administrative, règles générales de gestion financière)

- techniques d’élaboration de documents, d’accueil du public

- techniques de communication

- langues étrangères : anglais niveau B1, chinois apprécié

Savoir-faire :

 - savoir utiliser les logiciels spécifiques à son activité et les outils bureautiques et de communication (SIFAC, MoveOn, site internet, réseaux sociaux, Pack Office, …)

- savoir rédiger des rapports et des documents administratifs

- savoir rendre compte

- travailler en équipe

- faire preuve de rigueur

Savoir-être :

- faire preuve de dynamisme et de réactivité face aux situations

- avoir le sens de l’organisation

- avoir le sens relationnel et travailler dans un environnement multiculturel

- avoir le sens du service public

CDD jusqu'au 31/08/2026. Rémunération brute mensuelle : 1806.66

Attribution d'une prime mensuelle brute de 106.81€ (justifier d'un contrat d'une durée égale ou supérieure à 1 an sans interruption avec l'université d'Artois)